Dokumentace mateřské školy optikou školského zákona 

Mgr. Lenka Polášková

Základní dokumentace mateřské školy zahrnuje dokumenty dle školského zákona (§ 28) jako je rozhodnutí o zápisu do rejstříku, evidence dětí (školní matrika), vzdělávací programy, třídní kniha, školní řád, rozhodnutí o přijetí a výroční zprávy. Dále sem patří dokumentace podle zvláštních předpisů, jako je zřizovací listina, dokumentace k BOZP, požární ochraně, vedení účetnictví a plán dalšího vzdělávání pedagogických pracovníků. 

Podle školského zákona a ustanovení § 28, konkrétně tedy:

• Rozhodnutí o zápisu do školského rejstříku: A doklady související s jeho změnami.

Komentář: Údaje ve školském rejstříku se mění na základě podaných žádostí s různými lhůtami. Většina změn, které mají být účinné od následujícího školního roku, je nutné nahlásit do 30. září. Jiné změny, jako například změna ředitele nebo sídla, se podávají do 30 dnů od jejich vzniku. Změny mohou být provedeny i na základě žádosti podané během roku, pokud má škola mimořádné zdůvodnění, nebo i bez návrhu, pokud správní orgán zjistí nesrovnalosti.

Do 30. září:

Žádosti o změny, které mají být účinné od následujícího školního roku, jako jsou:

• nejvyšší povolený počet dětí, žáků a studentů;
• označení místa, kde se uskutečňuje vzdělávání;

Do 30 dnů od vzniku změny:

Žádosti o změny, jako jsou:

• název právnické osoby;
• sídlo právnické osoby;
• ředitel školy nebo školského zařízení;
• kontaktní údaje;

Mimořádné žádosti změn:

Žádost podaná během roku

Lze ji podat i v průběhu roku s důvodem, který vyžaduje mimořádnou úpravu (např. neočekávaná rekonstrukce školy).

Úřední postup

Správní orgán (krajský úřad nebo MŠMT) může sám zahájit řízení o zápis změny, pokud zjistí, že údaje v rejstříku neodpovídají skutečnosti.

Účinnost zápisu

Většina žádostí má automaticky účinnost od 1. září následujícího školního roku, pokud nejsou řešeny mimořádné situace.

Rozhodnutí o mimořádné účinnosti:

Správní orgán může v případě mimořádných okolností rozhodnout o dřívější účinnosti zápisu nebo prominout zmeškání řádného termínu.

• Evidence dětí (školní matrika): Zahrnuje osobní údaje dětí a jejich zákonných zástupců.

Komentář: Školní matrika mateřské školy (MŠ) obsahuje osobní údaje o zapsaných dětech, jako jsou jméno, příjmení, datum narození, adresa trvalého bydliště a další kontaktní údaje na zákonné zástupce. Od školního roku 2025/2026 bude mají mateřské školy povinnost vést a předávat i individuální údaje o dětech v souladu s novou legislativou a používat k tomu tzv. školní informační systémy (ŠIS). Školní matrika se liší od matriky úřední (matrika narození, sňatků a úmrtí), kterou vede městský úřad.

Povinné údaje školní matriky:

Osobní údaje dítěte

Jméno, příjmení, datum a místo narození, rodné číslo, státní občanství, adresa trvalého bydliště.

Údaje zákonných zástupců

Jméno, příjmení, kontakt, a jejich vzájemný vztah k dítěti.

Údaje o průběhu vzdělávání

Např. datum zahájení vzdělávání, případně další informace o průběhu vzdělávání.

Zcela výjimečně v případě důvodných pochybností o tom, co ještě zákon dovoluje, lze doporučit obstarat si svolení osoby, které se to týká; takový postup bez pochybností vyjadřuje respekt k člověku, na němž je třeba nejen ve školství trvat. To platí také v případě zpracování osobních údajů získaných na základě zákona nad rámec účelu vymezeného zákonem. Např. škola je oprávněna zpracovávat osobní údaje týkající se poskytnutých podpůrných opatření dle § 16 školského zákona, a to výslovně dle § 28 odst. 2 písm. f) téhož zákona. V případě, že údaje o poskytnutém podpůrném opatření konkrétnímu dítěti, bude chtít škola zpracovávat dále - evidovat jinde než v dokumentaci školy, poskytnout tyto osobní údaje třetí osobě (např. zřizovateli pro účely zanesení do jeho informačních systémů, poskytovatelům doučovacích kurzů nebo prodejcům speciálních školních pomůcek apod.) musí si škola za tímto účelem obstarat předchozí souhlas zákonného zástupce.

POZOR NA ČASTÉ CHYBY V OBLASTI ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ DĚTÍ!

Pokud by nastala situace, že by ke zpracování osobních údajů bylo nutné udělit souhlas (velmi výjimečné situace), je nutné si uvědomit, že k udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů zákonní zástupci dětí, nemohou být jakkoli nuceni. Např. nelze doporučit spojovat podpis souhlasu se zpracováním konkrétních osobních údajů, za konkrétním účelem a na předem určenou dobu s podpisem jiného dokumentu, např. seznámení se školním řádem, studijním řádem, provozním řádem. V opačném případě by správce nebo zpracovatel osobních údajů musel zajistit souhlas 100 % subjektů údajů (zákonný zástupce), a to navíc pro konkrétní účel, konkrétní omezený rozsah údajů a na konkrétní dobu. Nadto je nutno rozlišovat souhlas se zpracováním osobních údajů a svolení např. s využitím fotografie, které je občanskoprávního rázu - je tedy souhlasem se samotnou činností, která s sebou nevyhnutelně jisté zpracování osobních údajů nese.

Požadavek na udělení souhlasu ke zpracování konkrétních osobních údajů by se neměl nadužívat. Škola jako správce osobních údajů musí vždy nejprve vyhodnotit, zda je pro ni zpracování konkrétních osobních údajů nezbytné a účelné, a zda nemůže dané údaje zpracovávat primárně na základě plnění právní povinnosti, veřejného zájmu či z jiného právního důvodu odůvodňujícího nezbytnost zpracování. Osobních údajů, které škola zpracovává bez takovýchto zákonných důvodů, tudíž k jejich zpracování musí mít souhlas subjektu údajů, je minimum. Zpracování osobních údajů na základě souhlasu je obecně ve školství ojedinělé. Příkladem špatné praxe, kdy škola nadbytečně vyžaduje souhlas se zpracováním osobních údajů, je např. situace, kdy je vyžadován souhlas pro zveřejnění jména a příjmení dětí účastnících se za školu soutěží či pro zveřejnění výtvarných výstupů dětí v prostorách školy.

Závěrem je třeba nezaměňovat udělení souhlasu ke zpracování osobních údajů pro konkrétní účely s plněním informační povinnosti správce údajů. V praxi škol se totiž ukázalo, že příčinou vyžadování nadbytečných až nesmyslných souhlasů je často absence informací pro rodiče, kdy souhlas de facto plní roli informační povinnosti. Škola by měla eliminovat rizika spojená se shromažďováním nadbytečných osobních údajů dětí či zákonných zástupců dětí. Nadbytečné údaje jsou osobní informace, které nejsou nutné pro daný účel zpracování a jejichž uchovávání by mohlo být považováno za nadbytečné nebo diskriminační. Patří sem například údaje o politických názorech, náboženském vyznání, sexuální orientaci či zdravotním stavu, pokud nejsou nezbytné.

• Doklady o přijímání dětí. Včetně rozhodnutí o přijetí nebo nepřijetí, podklady pro toto rozhodnutí a doklady o průběhu vzdělávání a jeho ukončování.

Komentář: Například pro zápis dítěte do mateřské školy je v obvyklém rámci potřeba vyplněná žádost o přijetí k předškolnímu vzdělávání, rodný list dítěte a doklad o totožnosti rodiče (občanský průkaz nebo pas). Dále se předkládá lékařské potvrzení dítěte k nástupu do MŠ. Jednotná předloha není stanovena. U některých dětí mohou být relevantní i další dokumenty, jako například doporučení z pedagogicko-psychologické poradny. Každá mateřská škola může mít svá specifická pravidla a požadavky, které ovšem musí být v souladu s aktuálně platnými, právními předpisy.

POZOR NA NEJEDNOTNOST NÁZVOSLOVÍ I DOKUMENTACE ŠKOL!

Například evidenční list do mateřské školy je klíčový dokument, který obsahuje základní údaje o dítěti pro účely jeho přijetí a docházky. Jedná se o formulář schválený MŠMT, který obsahuje údaje nezbytné pro přijetí a vedení záznamů dítěte v souladu se školským a matričním zákonem. Škola od zákonných zástupců v rámci tohoto formuláře požaduje mimo jiné informace o dítěti, jeho zákonných zástupcích, adrese a dalších údajích nutných pro chod školy. Systém jednotného názvu tohoto dokumentu není zákonem stanoven, v praxi se můžeme setkat například s názvem "matriční list", "list školní matriky", nebo také "list evidence dítěte".

Co však mají společné a obsahují:

Osobní údaje dítěte

Jméno, příjmení, datum a místo narození, rodné číslo, adresa trvalého pobytu.

Údaje o zákonných zástupcích

Jména, příjmení, kontaktní telefon a email.

Informace o zdraví

Údaje o zdravotní stavu dítěte, v rozsahu stanoveném zákonem a očkování, případně potvrzení od lékaře, které je nezbytné k zápisu.

Souhlasy

Formulář obsahuje i sekci s informací o souhlasu se zpracováním osobních údajů (GDPR), i když je dle schváleného vzoru považována za zbytečnou, protože se jedná o zpracování na základě zákona.

K čemu je tento formulář určen:

Evidence a přijetí

Škola ho používá k evidenci dětí přijatých do mateřské školy.

Plnění zákonných povinností

Pomáhá škole plnit zákonné povinnosti, které se týkají vedení školní matriky a evidence dětí.

Informování o dítěti

Poskytuje škole základní informace o dítěti a jeho rodině.

• Vzdělávací programy: Podle § 4 až 6 školského zákona.

Komentář: V souladu s principy vzdělávací politiky ve Strategii 2030+, se zásadami a obecnými cíli vzdělávání vymezenými v zákoně č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon), ve znění pozdějších předpisů (dále ŠZ), jsou kurikulární dokumenty vytvářeny na dvou úrovních – státní a školní.

Státní úroveň v systému kurikulárních dokumentů představují rámcové vzdělávací programy (dále RVP), které vymezují závazné rámce vzdělávání pro předškolní, základní, střední vzdělávání, dále pro speciální, základní umělecké a jazykové vzdělávání. Rámcový vzdělávací program je závazný pro předškolní vzdělávání v mateřských školách, v mateřských školách zřízených podle § 16 odst. 9 školského zákona, v lesních mateřských školách, v přípravných třídách základních škol a ve třídách přípravné stupně základní školy speciální, zařazených do sítě škol a školských zařízení.

Školní úroveň představují Školní vzdělávací programy (dále ŠVP), podle nichž se uskutečňuje vzdělávání v jednotlivých školách a ve školských zařízeních. ŠVP jsou zpracovávány pro vzdělávání, pro které byl vytvořen RVP, i vzdělávání, pro které RVP vytvořen nebyl (školní družiny, školní kluby atd.).

Společná kritéria všech vzdělávacích programů:

• vycházejí ze společných hodnot podporujících žádoucí změny ve vzdělávání;
• podporují kompetenční model vzdělávání, který je zaměřen na propojení znalostí, dovedností, postojů a životních hodnot potřebných pro aktivní a odpovědný osobní, občanský a profesní život;
• formulují vzdělávací obsah stanovený pro jednotlivé stupně vzdělávání vzdělání;
• jsou závazné pro tvorbu ŠVP;
• podporují kvalitní vzdělávání a maximální rozvoj všech vzdělávaných pro jejich aktivní zapojení do společnosti;
• podporují společné vzdělávání a celoživotní učení;
• zdůrazňují profesní odpovědnost učitelů a ředitelů škol za kvalitu vzdělávání;
• jsou v souladu s RVP;
• zohledňují podmínky dané školy;
• jsou závazné pro vzdělávání na dané škole;

• Třídní kniha: Obsahuje průkazné údaje o poskytovaném vzdělávání.

Komentář: Přestože v současné době Rámcový vzdělávací program pro předškolní vzdělávání ani žádná právní úprava nedefinuje zcela konkrétní požadavek na vedení zápisu v třídních knihách mateřských škol, jde o zcela zásadní dokument, který musí prokazatelně dokládat průběh výchovné a vzdělávací činnosti v průběhu dopoledne i odpoledne. Třídní kniha mapuje a dokladuje realizaci cílů definovaných ve školním vzdělávacím programu a naplňování kompetencí definovaných v jednotlivých integrovaných blocích. Třídní knihu nelze považovat za "formalitu", ale za důležitý dokument prokazující – dokládající – kvalitu výchovně-vzdělávacího procesu. Záznamy by měly být realizovány po skončení přímé pedagogické činnosti učitelky MŠ. Zápisy musí deklarovat průkazně údaje o poskytování vzdělávání a o jeho průběhu. Odpovědnost za vedení třídních knih nese ředitelka školy, která deleguje pokyny a povinnosti vyplývající z vedení třídních knih, směrem k třídním učitelkám.

• Školní řád: Stanovuje práva a povinnosti všech účastníků výchovně – vzdělávacího procesu.

Komentář: Školní řád je vnitřní předpis školy, který stanovuje pravidla chování pro děti, jejich zákonné zástupce i zaměstnance. Definuje práva a povinnosti všech zúčastněných, upravuje organizaci a provoz školy, zacházení s majetkem a zdravím a obsahuje také pravidla pro hodnocení dětí. Je závazný pro všechny osoby na půdě školy i na akcích pořádaných školou.

• Záznamy z pedagogických rad.

Komentář: Pedagogická rada je poradním orgánem ředitele školy, který se skládá ze všech pedagogických pracovníků školy, včetně asistentů pedagoga. Pedagogické rady se neúčastní školní asistenti, chůvy do zahájení povinné školní docházky, provozní zaměstnanci, ani další nepedagogičtí pracovníci. Rada hraje klíčovou roli v projednávání a schvalování zásadních pedagogických dokumentů a opatření, jako jsou školní vzdělávací programy, školní řád a hodnocení dětí. Hlavním cílem je posílení spolupráce v oblasti vzdělávání a diskuze o obsahu vzdělávání. Pedagogická rada je často zaměňována s organizací běžných provozně-technických setkání. Na rozdíl od nic má přímý odkaz a vazbu na ustanovení školského zákona. Ředitel(ka) na každý školní rok vyhotoví plán pedagogických rad, přičemž četnost není stanovena žádným, právním předpisem. Výstupem z organizace pedagogické rady je zápis s prezenční listinou účastníků.

POZOR! Nezaměňujte pedagogickou radu, se školskou radou, která je součástí základních škol!

Školská rada je orgán školy, který umožňuje zákonným zástupcům žáků, pedagogům, zřizovateli a dalším osobám podílet se na správě školy. Jejími hlavními úkoly je schvalovat klíčové dokumenty jako školní řád a výroční zprávu, spolupracovat na rozvojových plánech školy, projednávat návrh rozpočtu a dávat podněty řediteli nebo zřizovateli. Zřizuje ji zřizovatel, který stanoví počet členů a volební řád.

Zápis z pedagogické rady obsahuje název školy, datum a místo jednání, seznam přítomných a nepřítomných členů, schválený program, průběh jednání a diskuse, usnesení a závěry z jednání, a jméno a podpis osoby, která zápis vyhotovila, a ověřovatele. Může také zahrnovat přílohy, různé připomínky a návrhy, a úkoly s vymezenými zodpovědnými osobami a termíny jejich splnění

• Kniha úrazů a záznamy o úrazech.

Komentář: Kniha úrazů dětí obsahuje údaje o zraněném dítěti (jméno, datum narození), podrobnosti o úrazu (kdy, kde a jak k němu došlo) a informace o jeho ošetření. Zaznamenává se také, zda byl informován zákonný zástupce, kdo prováděl dozor a kdo zápis provedl. Účelem je evidovat všechny úrazy a sloužit jako podklad pro vyhotovení záznamu o úrazu.

Další dokumenty, které škola vede s odkazem na zvláštní, právní předpisy:

• Zřizovací listina.
• Plán dalšího vzdělávání pedagogických pracovníků.
• Spisový a skartační řád.
• Vnitřní kontrolní systém.
• Dokumentace bezpečnosti dětí a zaměstnanců.
• Dokumentace požární ochrany.
• Dokumentace ekonomické agendy.
• Systém směrnic.

Komentář: Vytvoření organizační a řídící struktury patří mezi jednu z hlavních povinností ředitele školy. Tato skutečnost vyžaduje určitou míru povědomí o nástrojích řízení právního subjektu a vychází z předpokladu dobré znalosti právního řádu.

Vnitřní předpisy jsou základním nástrojem řízení organizace. Zároveň slouží jako nástroj stabilizace systému, určují konkrétní práva a povinnosti podřízeným subjektům, zpřehledňují a systematizují jejich práci. Mohou se rovněž stát nástrojem řízené změny. Úkolem vnitřního předpisu je organizovat systémy a činnosti v konkrétní škole. Úkolem vnitřních směrnic je rozpracovat některé oblasti činností tak, aby fungovaly bezproblémově řídící vztahy a byla stanovena konkrétní odpovědnost příslušných zaměstnanců. Jejich počet není stanoven. Musí ve škole být vyhotoveny směrnice? Nikoliv, pakliže si vystačíme s právním předpisem, avšak mohou nastat situace, kdy nám naopak právní předpisy přikazují vnitřní předpis vytvořit. Typickým příkladem jsou právní předpisy pracovně-právní problematiky.